Totaal beheer bestaat uit de volgende onderdelen:
A. Administratief Beheer
B. Technisch Beheer
C. Commercieel en Promotioneel Beheer
D. Verhuur
A. Administratief Beheer
Onder administratief beheer wordt verstaan een vorm van beheer dat is gericht op een efficiënte en doorzichtige wijze van vastleggen van relevante gegevens betreffende het object, het periodiek geven van overzichten daarvan alsmede het uitvoeren van middels voorschriften en instructies gegeven opdrachten.
Meer in het bijzonder bestaat het administratief beheer uit:
A.1 Huurincasso
a. Het factureren en incasseren van huurpenningen en voorschotten op leveringen en diensten. Onder het incasseren van huurpenningen wordt mede begrepen het innen van alle overige terzake van de desbetreffende huurovereenkomsten verschuldigde bedragen, zoals de eventueel volgens nacalculatie door de huurder bij te betalen kosten.
b. Onder het incasseren van huurpenningen wordt eveneens begrepen het incasseren van de waarborgsom of het in voorkomende gevallen na voorafgaande schriftelijke toestemming, of op eerste verzoek van de opdrachtgever, inroepen van een bankgarantie.
c. De beheerder is verplicht al die maatregelen te nemen die nodig zijn om tot het tijdig innen van de door de huurders verschuldigde bedragen te komen. Met huurders te treffen betalingsregelingen behoeven in alle gevallen de voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
d. Tot het nemen van andere maatregelen zoals het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder, is de beheerder niet bevoegd, behoudens separate voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de opdrachtgever. Kosten hiervan zullen verhaald worden op huurder, echter indien betaling uitblijft voor rekening van opdrachtgever.
A.2 Beheeradministratie
De beheerder dient van alle hem uit hoofde van de beheerovereenkomst opgedragen taken administratie te voeren en hierover periodiek te rapporteren.
A.3 Huurovereenkomsten
Met betrekking tot de huurovereenkomsten is de beheerder verantwoordelijk voor het navolgende:
a. Het tijdig schriftelijk aan huurders mededelen van periodieke huurprijs mutaties (indexeringen) en het aan de opdrachtgever verstrekken van een afschrift daarvan.
b. Het tijdig voeren van overleg dan wel het tijdig entameren van procedures in verband met een andere vaststelling dan wel toetsing van de huurprijs.
c. Het bewaken van de afloop van bank- en of andersoortige garanties.
d. Het bewaken van de expiratie- en prolongatiedata van huurovereenkomsten.
e. Het bewaken van de nakoming van bijzondere bedingen en/of overeengekomen specifieke regelingen.
A.4 Huurmutaties
De beheerder is eveneens verantwoordelijk voor het administratief verwerken van huurmutaties.
A.5 Leveringen en diensten
Met betrekking tot de leveringen en diensten is de beheerder verantwoordelijk voor het navolgende:
a. Het factureren, incasseren en administreren van voorschotheffingen inzake de door of namens de opdrachtgever verzorgde leveringen en diensten.
b. Het factureren, incasseren en administreren van de BTW inzake de door of namens de opdrachtgever verzorgde leveringen en diensten.
c. Het controleren, betalen en administreren van nota’s, die betrekking hebben op leveringen en diensten.
A.6 Huurafrekening
a. De huurafrekening inclusief de afrekening voor het voorschot leveringen en diensten dient uiterlijk op de tiende werkdag na afloop van het kalenderkwartaal, c.q. de kalendermaand in bezit van de opdrachtgever te zijn.
b. De opdrachtgever kan – mits schriftelijk – te allen tijde nadere aanwijzingen geven omtrent de wijze van afrekening van huur, leveringen en diensten e.d. en/of omtrent de afdracht daarvan.
B. Technisch Beheer
Onder technisch beheer wordt verstaan het bij voortduring in een goede staat (doen) houden van alle bouwkundige, (installatie)technische en infrastructurele onderdelen van het object.
Meer in het bijzonder bestaat het technisch beheer uit:
B.1 Algemene zorg
a. De bewaking van de goede staat van onderhoud van het object, onverhuurde panden of gedeelten daarvan daaronder begrepen, het behandelen van de wensen en klachten van de huurders van het object en het verhelpen van klachten, zulks in overleg met opdrachtgever.
b. De begeleiding van en het toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden voortvloeiende uit de verrichtingen als bedoeld in artikel 5, alsmede het verrichten van de daarmee samenhangende betalingen,
c. Voor zover van toepassing het in overleg met de opdrachtgever opstellen c.q. wijzigen van een huishoudelijk reglement en het toezicht houden op de naleving ervan.
B.2 Onderhoud
a. De beheerder houdt het object in goede staat van onderhoud
b. In het kader van de beheeropdracht is de beheerder gemachtigd na goedkeuring opdrachtgever tot het in naam van de opdrachtgever verstrekken van opdrachten tot uitvoering van (onderhouds)werkzaamheden.
c. In geval van calamiteiten neemt de beheerder de meest adequate actie ter beperking van schade met onverwijlde melding en verantwoording aan de opdrachtgever achteraf.
C. Commercieel en Promotioneel Beheer
Onder commercieel en promotioneel beheer wordt verstaan het totaal aan maatregelen gericht op het voor de opdrachtgever bereiken van een optimaal vastgoedrendement alsmede van een maximale verkoopopbrengst van het object. Meer in het bijzonder bestaat het commercieel beheer uit:
a. Het beoordelen van de huurprijzen en kosten voor leveringen en diensten en het vaststellen daarvan op basis van marktontwikkelingen en wettelijke regelingen.
b. Het ontwikkelen van een pakket van acties gericht op promotie van het object van de opdrachtgever of eenheden binnen het object richting potentiële huurders. Eventuele bijkomende kosten voor specifieke advertentiekosten worden vooraf met de opdrachtgever afgestemd.
D. Verhuur
D.1 Verhuur
a. Het, op basis van met opdrachtgever afgestemde huurprijzen en vergoedingen voor leveringen en diensten, verhuren van het object door middel van het actief benaderen van daarvoor in aanmerking komende kandidaten, een en ander nadat de desbetreffende verhuurvoorstellen door de opdrachtgever zijn goedgekeurd.
b. Het periodiek rapporteren inzake de stand van de verhuur.
c. Het voeren van onderhandelingen met kandidaat-huurder(s) en tevens het adviseren van de opdrachtgever inzake de kandidaat- huurder(s) c.q. zijn/hun kredietwaardigheid en financiële positie, de huurprijs, de contractduur en de overige verhuurvoorwaarden bij het aangaan c.q. de verlenging van de huurovereenkomst.
d. Het opmaken van huurovereenkomsten volgens een met de opdrachtgever afgestemd model en het verzorgen van de daarbij behorende bescheiden (kopie paspoort of rijbewijs, werkgeversverklaring of kopie salarisstrook, uittreksel uit het handelsregister van het bedrijf van huurder, bankgarantie of waarborgsom).
e. Het adviseren van de opdrachtgever inzake de opstelling en plaatsing van verhuuradvertenties en overige wervingsactiviteiten.
f. Het feitelijk ter beschikking stellen van het object aan huurder c.q. begeleiding daarvan; het opmaken van de staat van oplevering bij de ter beschikkingstelling.
g. Het in geval van mutaties adviseren met betrekking tot nieuwe huurprijzen en vergoedingen met betrekking tot voorschotten voor leveringen en diensten, indexeringsdata en looptijden van contracten.
h. Het gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen aan de opdrachtgever over essentiële beheerzaken in de meest ruime zin.
D.2 Begeleiding huurders
a. Het houden van toezicht op de naleving door de huurder van contractuele en wettelijke verplichtingen ter zake van het gehuurde alsmede van de gemeenschappelijke ruimten en/of voorzieningen.
b. Het in stand houden, en waar mogelijk verbeteren, van het huurgenot door het fungeren als aanspreekpunt voor huurders en een adequate behandeling van klachten en verzoeken van huurders, zulks in de ruimste zin.
c. Het adviseren van de opdrachtgever inzake de aard en de omvang van de aan huurders te leveren diensten en het bewaken van de daarmee gepaard gaande kosten.